أو هو تسجيل أو تدوين مختصر أو مطول كامل وشامل للمعلومات والبيانات قصد التعرف على السلبيات والإيجابيات
للرجوع إليها وقت الحاجة في التخطيط لأنشطة المستقبل.
أهميته:
للتقارير أهمية في توثيق العمل و تقييمه ووصفه وتنظيمه، لأنها بيان مكتوب يصف حالة أو نشاطاً أو مشروعاً أو تجربةً ما، والهدف منها تحقيق أغراض معينة لاتخاذ قرارات معينة أو متابعة حالات ومراحل مشروع ما بغية تعديله أو تطوير مساره، وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها، وما لم تكن الأمور محددة فمن الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل للخطوة التالية، وتعد من أنواع الرسائل الإدارية، ومن الأهمية معرفة فوائد التقرير ومنها:
1. قياس مدى الوصول إلى الهدف المنشود.
2. تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط.
3. توثيق النشاط للرجوع إليه وقت الحاجة.
4. استخلاص أفكار جديدة وإنتاجها وتنميتها وحفظها.
5. الشعور بالإنجاز وزيادة الثقة بالنفس.
6. المساعدة في التخطيط لأنشطة المستقبل.
اللغة وأساليب العرض في كتابة التقارير:
هناك أكثر من أسلوب لكتابة التقارير والتي منها:
1ـ التقارير الفنية أو الإدارية: وفيها تعني اللغة بالمعلومات المجردة بدقة ووضوح ولغة سليمة، تصف السلوك أو الملاحظ بشكل مفهوم بحيث لا يمكن إساءة فهمه أو تفسيره من قبل الآخرين، والأسلوب فيه يأخذ الطابع الإخباري الموضوعي المستقل بذاته في نقل المعلومات، ويخضع لعوامل خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة. ومن هنا لا علاقة للغة المستخدمة في التقرير بالعواطف أو الخيال، وإنما هي تخاطب العقل، حيث تكون الكلمات محددة ويكون الهدف الأساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة متكاملة.
ومنه تقارير اختبارات القدرات وشروط القبول في مؤسسات التعليم أو التدريب أو التأهيل
2ـ التقارير الأدبية: وفيها تجنح اللغة إلى البسط البياني والأسلوب الشخصي الذي يتأثر بشخصية الكاتب وخبراته واستنتاجاته مثل التقارير النفسية وتقارير هواة الكتابة الأدبية في الحقل الصحفي.
مع التأكيد على أن التقرير مجرد وسيلة تمكن الكاتب من إخبار الآخرين بالعمل الذي قام به، واستنتاجاته عن المشكلة أو الحالة التي قام بدراستها والكتابة فيها والطريقة التي اتبعها في إيجاد حل لها، والبرهان الذي تمكن من إيجاده تأييدا لافتراضه أو افتراضاته. ولا تقرأ التقارير للتسلية بقدر ما يراد منها توصيل معلومات صحيحة سليمة، ومن طرق تحريره والتحضير للكتابة فيه التسجيل المسبق لمجموع الملاحظات والمعلومات والتفاصيل اللازمة، ومنهم من يعتمد على مجمل الدراسة والاستيعاب الذهني، ويفضل أكثرهم انتهاج أسلوب التقارير المجدولة لتكون وظيفة محرره ملء الفراغات فقط.
عيوب كتابة التقرير:
1ـ الجمل والكلمات الطويلة والتعابير المبهمة، وغير المألوفة لأنه تعوق تسلسل الآراء وتزيد التقرير تعقيدا
2ـ الاستغراق والتكلف في استعمال المصطلحات الفنية لنقل الفكرة، وقد أتضح أن عددا كبيرا من المفردات والعبارات الفنية هي محض تكلف وأقل حيوية، وأن الأفكار نفسها يمكن التعبير عنها بصورة مباشرة وبلغة بسيطة وأكثر تأثيرا، فالكلمات الصعبة والمشتقة (حديثا) لا تعكس عمق وأصالة تفكير محرر التقرير كما يظن بعض المبتدئين.
كيفية كتابة التقرير
ينبغي أن يكون عنوان التقرير معبر وموجز وواضح، و يبين طبيعة التقرير وجوهره والفكرة الرئيسة فيه وبشكل مقتضب، والاستيعاب الكامل لجميع جوانب الحالة أو النشاط المراد تحرير التقرير عنه وتفاصيله الدقيقة مع الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات واستحضار الفرضيات اللازمة بالبرهان، ثم الشروع في صياغة التقرير في عبارات وكلمات جامعة وشاملة وبأسلوب واضح وفق والمحاور الأساسية التالية:
¥