منذ نصف قرن مضى كانت الرسالة تبدأ بـ" سيدي العزيز".أما في هذه الأيام يمكن أن تبدأ الرسالة الالكترونية بـ" أهلا أحمد " أو " صباح الخير سوسن " وكل واحدة منها تعبر عن لهجة مختلفة " أهلا أحمد " تظهر الألفة مع القاريء – استهلها مع الأشخاص الذين تحس بالألفة تجاههم.
2 - ثانيا: ابدأ بنقطتك الأساسية.
3 - ثالثا: كن عاديا في كتابتك لا أعلم لماذا يكتب بعض الكتاب الرسالة الالكترونية كاملة بخط عريض وكأنهم يصرخون في وجهك؛ في الجهة المقابلة يكتب البعض بخط دقيق يشعرك بأنه غير محترف وغير متقن. حاول أن تستخدم نمط للترويسات أكبر من الخط الطبيعي الذي ستكتب به؛ كذلك حاول أن تبرز النقاط التي ترغب من القاريء أن يركز عليها.
4 - رابعا: استخدم البنود.
5 - خامسا: قم بترقيم الفقرات الخاصة بالنقاط المترابطة.
6 - سادسا: خذ بالاعتبار استخدام العناوين للمواضيع المترابطة.
7 - سابعا: استخدم الملفات المرفقة ( Attachment ) للمستندات اللأكثر طولا.
" النصيحة الخامسة "
5/ الكتابة في شبكة (ويب).
متصفحو مواقع الشبكة الالكترونية يريدون الحصول على المعلومات سريعا. والنصيحة الأهم في الكتابة على الشبكة هي استخدام اللغة المبسطة؛ وهناك بعض الأشياء التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار كلما أردت الكتابة للشبكة (ويب) لاتطبقها جميعا، ولكن راعيها في أغلب الأحيان:
1 - أولا: تفهم طريقة رؤية المتصفحين لصفحات شبكة ويب.
2 - ثانيا: لاتكتب شيئا لن يقرأه المتصفحون.
3 - ثالثا: اكتب مقاطع مُنفصِلة ومُفَصلة.
4 - رابعا: اجعل صفحتك الأساسية سهلة الاستخدام، وسهولتها تكون بشيئين:
أولا: لاتضع أي شيء غير ضروري في صفحة البداية.
ثانيا: ابدأ بالهدف من موقعك. دع زوارك يعرفون سبب وجود موقعك وكن موجِزا.
وكذلك اجعل صفحتك الرئيسية غير مربكة لنظر المتصفح؛ كثيرا ما أجد نفسي أتجاوز تلك المواقع التي تكون صفحاتها الرئيسية مملوءة بالدعايات والإضاءات السريعة والسبب هو أنني لا أدري أين أذهب في هذه الصفحة!
5 - خامسا: اجعل صفحات المحتويات مثيرة للإهتمام، لكن بالشرط السابق. وقم بإعداد مخطط للصفحة الرئيسية فإن المخطط يجعل القراء يتذكرون هيكل موقعك بسهولة! واستخدم عناوين (ترويسات) تطابق تماما القائمة في المخطط الهيكلي للرئيسية.
6 - سادسا: اختر خيارات تصميم جيدة. ولا تكثر من الألوان في صفحتك الرئيسية. وإنما عليك الالتفات للتالي:
أولا: التسمية. افترض أن الاسم في الرابط هو " سيارات جديدة " – بينما الصفحة التي يأخذك إليها هذا الرابط عنوانها " سيارات هذا العام " نحن نعلم أنها تعني الشيء ذاته، لكن سيتوقف معظم الزوار. أليس كذلك؟ لذلك تأكد أن اسم الرابط يطابق عنوان الصفحة إذا كان الرابط " سيارات جديدة "، يجب أن عنوان الصفحة أيضا " سارات جديدة ".
ثانيا: اجعل جميع الصفحات في موقعك متناسقة، الألوان، خيارات الخطوط، حتى تُشْعِر زوار موقعك أنهم مازالوا في موقعك.
ثالثا: ضع رابطا للصفحة الأساسية في كل صفحات المحتويات.
رابعا: حافظ على ترتيب الروابط نفسه في جميع الصفحات.
خامسا: دائما حاول أن لا تربك زوارك.
" النصيحة السادسة "
6/ تحضير السيرة الذاتية، ورسالة تقديم.
استخدم لغة مبسطة في كتابة سيرتك الشخصية، والسيرة الذاتية هي ببساطة: عبارة عن صفحة أو صفحتين تلخص مؤهلاتك للعمل، معظم السير الذاتية اليوم بطول صفحة ونصف تقريبا. القليل منها يطابق الاصطلاح القديم بأن تكون بطول صفحة واحدة.
أما رسالة التقديم هي: الرسالة التي ترسلها مع سيرتك الذاتية – قد تكون في مقدمة سيرتك الشخصية- إنها توضح العمل الذي تطلبه وتركز على مؤهلاتك الأساسية. يجب أن تكون بلهجة احترافية دون أن توحي بالكبر، أو الكذب. فالنبي – صلى الله عليه وسلم – يقول: " المُتَشبع بما لم يُعْطَ كلابِسِ ثَوبي زُور " الحديث.
والخلاصة: أن تكون سيرتك الذاتية، ورسالة تقديم طلبك مشتملة على:
أولا: نمط سهل القراءة.
ثانيا: لهجة جادة.
ثالثا: تنسيق جذاب.
رابعا: أمثلة تبين مدى كفاءتك.
خامسا: معلومات مميزة في المقدمة.
سادسا: علامات ترقيم، وقواعد صحيحة تساعدك على التركيز على أهم معلوماتك.
¥